Einkaufscontrolling: Kennzahlen, die den Einkauf steuern

Wie viel hat das Team im letzten Quartal eingespart? Wo laufen die Kosten aus dem Ruder? Welche Lieferanten halten ihre Zusagen? Wer diese Fragen am Quartalsende nicht beantworten kann, steuert den Einkauf im Blindflug. Genau hier schafft Einkaufscontrolling Klarheit. Es übersetzt die tägliche Beschaffungsarbeit in belastbare Zahlen und macht den Einkauf planbar, vergleichbar und verhandlungsstark. Und je stärker Lieferketten schwanken und Materialpreise steigen, desto mehr wird aus dieser Transparenz ein echter Wettbewerbsvorteil.

Kurz & knapp: Einkaufscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Einkaufsaktivitäten anhand von Kennzahlen (KPIs). Es gliedert sich in einen operativen Teil (Effizienz im Tagesgeschäft) und einen strategischen Teil (langfristige Wertschöpfung). Entscheidend sind nicht möglichst viele, sondern die richtigen fünf bis zehn Kennzahlen – idealerweise in Echtzeit verfügbar statt im Quartalsreport.

Was ist Einkaufscontrolling?

Einkaufscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Einkaufs- und Beschaffungsaktivitäten auf Basis definierter Kennzahlen. Es macht Einsparungen messbar, deckt Risiken früh auf und ersetzt das Bauchgefühl durch Daten. Damit geht es weit über reine Kostenkontrolle hinaus: Es ist das Instrument, das den Einkauf von einer ausführenden zu einer wertschöpfenden Funktion macht.

Die Bedeutung wächst spürbar. Laut der Gemeinschaftsstudie von BME und entero verfügten 2025 rund 52 Prozent der befragten deutschen Unternehmen über ein etabliertes Einkaufscontrolling, deutlich mehr als in den Vorjahren. Der Grund liegt auf der Hand: Jeder eingesparte Euro wirkt direkt auf das Ergebnis. Damit rückt der Einkauf näher an die Geschäftsleitung.

Wie groß dieser Hebel ist, zeigen Analysen von McKinsey. Wer seine Beschaffungsdaten strukturiert auswertet, hebt zusätzliche Einsparpotenziale von 8 bis 12 Prozent des Einkaufsvolumens, mit fortgeschrittener Analytik sogar 15 bis 20 Prozent.

Wie ergänzen sich operatives und strategisches Einkaufscontrolling?

In der Praxis arbeiten zwei Ebenen Hand in Hand. Das operative Einkaufscontrolling steuert das Tagesgeschäft. Es behält Bestellwerte, Liefertermine, Reklamationen und Prozesskosten im Blick – kurzfristig, eng getaktet und mit dem Ziel, die laufende Effizienz zu sichern.

Das strategische Einkaufscontrolling richtet den Blick nach vorn. Es bewertet die Einsparquote übers Jahr, die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten, die Vertragsabdeckung und den Beitrag des Einkaufs zum Unternehmensergebnis. Hier entstehen die Grundlagen für Make-or-Buy-Entscheidungen und Lieferantenstrategien. Eine fundierte Lieferantenbewertung nach klaren Kriterien liefert dafür wichtige Eingangsdaten.

Beide Ebenen greifen ineinander: Die operativen Daten sind die Frühwarnsignale, aus denen strategische Entscheidungen wachsen. Wer nur eine Ebene betrachtet, kuriert entweder Symptome oder verliert das Tagesgeschäft aus dem Blick.

In unseren Beschaffungsprojekten erleben wir häufig, dass mittelständische Importeure zunächst nur das operative Tagesgeschäft im Blick haben und die strategische Ebene erst nachträglich aufbauen, meist dann, wenn ein einzelner Lieferantenausfall die Abhängigkeit schmerzhaft sichtbar macht.

Welche KPIs sollten Sie im Einkauf messen?

Welche KPIs gehören in ein wirksames Einkaufscontrolling? Die folgende Übersicht bündelt die in der Praxis am häufigsten genutzten Kennzahlen – getrennt nach operativer und strategischer Steuerung. Als grobe Orientierung gelten dabei zwei verbreitete Richtwerte: eine Maverick-Buying-Quote unter 10 Prozent und eine Liefertermintreue von über 95 Prozent.

Besonders aufschlussreich ist die Maverick-Buying-Quote – der Anteil an Bestellungen, die am geregelten Einkaufsprozess vorbeilaufen. Wie teuer dieses Phänomen wird, zeigt der Maverick Spend Report von The Hackett Group: Führende Einkaufsorganisationen beschaffen 91 Prozent ihres Volumens vertraglich abgesichert und verlieren dadurch rund 60 Prozent weniger Einsparungen durch Regelverstöße als der Durchschnitt.

Eines sollten Sie dabei beachten: Eine Kennzahl entfaltet ihren Wert erst im Zusammenhang. Die Einsparquote allein sagt wenig, solange die Berechnungsbasis unklar bleibt. Erst die Verknüpfung mehrerer KPIs – etwa Einsparung im Verhältnis zu Liefertreue und Reklamationsquote – zeigt, ob Einsparungen nachhaltig sind oder zulasten der Qualität gehen. Wer sauber rechnen will, betrachtet zudem die gesamten Lebenszykluskosten im Sinne der Total Cost of Ownership statt nur den reinen Einkaufspreis.

Wie viele Kennzahlen sind sinnvoll?

Die häufigste Schwäche im Einkaufscontrolling ist nicht ein Mangel an Zahlen, sondern ihr Überfluss. Wer Dutzende Kennzahlen erhebt, ohne zu priorisieren, schafft einen „Kennzahlenfriedhof": Berichte, die niemand mehr liest, weil das Wesentliche im Detail untergeht.

Die Empfehlung aus der Controlling-Praxis ist eindeutig: Fünf bis zehn Kennzahlen, die direkt auf die Unternehmensziele einzahlen, wirken stärker als zwanzig, die nur Vollständigkeit vortäuschen. Ein mittelständischer Importeur fährt zum Beispiel gut damit, sich auf Einsparquote, Liefertermintreue, Maverick-Buying-Quote und Vertragsabdeckung zu konzentrieren – ergänzt um eine Kennzahl zur Lieferantenabhängigkeit.

Drei Fragen helfen bei der Auswahl: Zahlt die Kennzahl auf ein konkretes Unternehmensziel ein? Wer ist für sie verantwortlich? Und lässt sie sich verlässlich und mit vertretbarem Aufwand erheben? Eine Kennzahl, die niemand verantwortet oder die nur mit großem manuellem Aufwand entsteht, ist im Zweifel keine.

Warum lohnt sich Echtzeit-Einkaufscontrolling statt Quartalsreport?

Der größte Hebel im modernen Einkaufscontrolling liegt nicht in neuen Kennzahlen, sondern darin, wann sie verfügbar sind. Solange KPIs einmal im Quartal mühsam aus Excel-Tabellen zusammengesucht werden, bleibt die Steuerung rückwärtsgewandt: Sie zeigt, was war, nicht, was gerade passiert.

Der Mittelstand bewegt sich hier spürbar, auch als Teil einer umfassenderen Digitalisierung im Einkauf. Nach dem „Einkaufsbarometer Mittelstand 2025" von BME und Onventis haben rund 60 Prozent der befragten Einkaufsabteilungen ihre Beschaffungsprozesse digitalisiert, weitere 30 Prozent planen den Schritt. Als größte Hürde nennen die Befragten fehlende Zeit und Personal.

In der Praxis beobachten wir immer wieder, dass der Umstieg auf Echtzeit-Kennzahlen nicht an der Technik scheitert, sondern an der Datendisziplin im Tagesgeschäft: Erst wenn Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen konsequent im selben System erfasst werden, liefert ein Dashboard verlässliche Werte.

Dass sich der Schritt lohnt, zeigt der „Global Chief Procurement Officer Survey 2025" von Deloitte: Digital führende Einkaufsorganisationen erreichen oder übertreffen ihre Einsparziele zu 96 Prozent – bei weniger digitalisierten Wettbewerbern sind es nur 80 Prozent. Diese „Digital Masters" stecken bis zu 24 Prozent ihres Budgets in Technologie, fast doppelt so viel wie noch 2023.

Genau hier setzt unser SCD Dashboard (Supply Chain Digitalization) an. Es bildet die Lieferkette und die zentralen Einkaufskennzahlen in Echtzeit ab: Bestellstatus, Liefertermine und Kostenentwicklung sind jederzeit sichtbar – nicht erst im Monatsbericht. So wird aus rückwärtsgewandtem Reporting eine vorausschauende Steuerung. Auch Künstliche Intelligenz im Einkauf spielt ihre Stärken erst auf einer solchen sauberen, aktuellen Datenbasis aus.

Welche Fehler schwächen das Einkaufscontrolling in der Praxis?

Auch ein gut gemeintes Controlling scheitert in der Praxis oft an denselben Mustern:

• Datensilos: Einkaufsdaten verteilen sich auf ERP, Excel und E-Mail-Postfächer. Ohne eine konsolidierte Datenbasis bleibt jede Kennzahl angreifbar. Deloitte nennt isoliertes Arbeiten als eine der größten Barrieren für leistungsfähige Einkaufsfunktionen.

• Doppelt gezählte Einsparungen: Wer Savings ohne saubere Baseline und klare Abgrenzung erfasst, produziert geschönte Berichte – sie halten keiner Prüfung stand.

• Kennzahlen ohne Verantwortliche: Jede KPI braucht einen Eigentümer, der sie interpretiert und Maßnahmen daraus ableitet. Fehlt er, bleibt die Kennzahl reine Dekoration.

• Reporting statt Steuerung: Zahlen zu erheben ist nicht dasselbe wie zu steuern. Entscheidend ist, dass aus Abweichungen konkrete Maßnahmen folgen.

Häufige Fragen zum Einkaufscontrolling

Was ist Einkaufscontrolling? Einkaufscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Einkaufsaktivitäten anhand von Kennzahlen. Ziel ist es, Einsparungen messbar zu machen und Entscheidungen auf Daten zu stützen.

Welche Kennzahlen gehören ins Einkaufscontrolling? Zentrale KPIs sind die Einsparquote, die Maverick-Buying-Quote, die Liefertermintreue, die Vertragsabdeckung sowie Reklamations- und Prozesskosten. Sinnvoll ist eine Auswahl von fünf bis zehn Kennzahlen.

Was unterscheidet operatives von strategischem Einkaufscontrolling? Das operative Controlling steuert kurzfristig das Tagesgeschäft – Bestellungen, Termine, Kosten. Das strategische Controlling bewertet langfristige Größen wie Einsparquote, Lieferantenstruktur und den Wertbeitrag des Einkaufs.

Wie viele KPIs sind im Einkauf sinnvoll? Fünf bis zehn klar verantwortete und zielgebundene Kennzahlen wirken stärker als ein umfangreicher Katalog, der in der Praxis ungenutzt bleibt.

Fazit: Einkaufscontrolling als Wettbewerbsvorteil

Einkaufscontrolling ist kein Selbstzweck und keine lästige Reporting-Pflicht. Es ist das Werkzeug, das aus einem reaktiven Einkauf einen strategischen Werttreiber macht. Zwei Dinge entscheiden über den Erfolg: die Auswahl weniger, wirklich aussagekräftiger Kennzahlen – und ihre Verfügbarkeit in Echtzeit. Wer in saubere Daten und durchdachte Prozesse investiert, verhandelt besser, erkennt Risiken früher und sichert sich messbare Einsparungen.

Bei Line Up begleiten wir Unternehmen seit über 30 Jahren entlang der gesamten Beschaffungskette – vom globalen Einkauf bis zur datengestützten Steuerung. Mit unserem SCD Dashboard machen wir Ihre Lieferkette und Ihre wichtigsten Einkaufskennzahlen in Echtzeit sichtbar. Lernen Sie das SCD Dashboard kennen und erfahren Sie in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie Ihren Einkauf datenbasiert steuern.