Maverick Buying: Was ist das?

Stellen Sie sich vor, es ist Freitagnachmittag. Eine Maschine in der Produktion steht still, das benötigte Ersatzteil fehlt. Der Mitarbeiter in der Fachabteilung greift zum Telefon, bestellt direkt beim Lieferanten und umgeht dabei sämtliche Einkaufsprozesse. Keine Rücksprache, keine Prüfung, keine Dokumentation. Der Vorgang ist schnell erledigt, das Problem scheinbar gelöst.

Doch im Hintergrund entsteht ein unsichtbares Risiko. Die Einkaufsabteilung wurde nicht eingebunden, Verträge wurden nicht genutzt, Rabatte bleiben ungenutzt. Genau dieses Verhalten wird als Maverick Buying bezeichnet. Es beschreibt Einkäufe, die außerhalb definierter Prozesse erfolgen und damit wirtschaftliche und organisatorische Nachteile verursachen.

Maverick Buying ist kein seltenes Phänomen, sondern ein alltäglicher Begleiter in Unternehmen mit dezentralen Strukturen oder unklaren Einkaufsrichtlinien. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Maverick Buying bedeutet, wie Sie die Maverick Buying Quote im Blick behalten und mit welchen Maßnahmen Sie Ihre Einkaufsabteilung stärken und Ihre Einkaufsprozesse absichern können.

Was bedeutet Maverick Buying?

Der Begriff „Maverick Buying“ stammt aus dem Englischen und wird im Deutschen häufig mit „wilder Einkauf“ übersetzt. Gemeint ist die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen außerhalb der vorgesehenen Einkaufsprozesse. Typisch ist, dass Bestellungen ohne Einbindung der Einkaufsabteilung erfolgen.

Das kann aus verschiedenen Gründen passieren: Mitarbeiter sehen die offiziellen Beschaffungswege als zu kompliziert oder zu langsam an, oder sie glauben, mit alternativen Lieferanten bessere Konditionen zu erhalten. Doch das Gegenteil ist oft der Fall. Maverick Buying führt zu Intransparenz, Preisabweichungen und einer schlechteren Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten.

Warum ist Maverick Buying problematisch für die Einkaufsabteilung?

Die Einkaufsabteilung ist dafür zuständig, Beschaffungsprozesse zu steuern, Rahmenverträge zu verhandeln und Compliance sicherzustellen. Wenn einzelne Abteilungen ohne Rücksprache beschaffen, verliert der Einkauf die Kontrolle über Ausgaben und Vertragsbedingungen.

Das hat mehrere Folgen:

• Verlust von Volumenrabatten: Wenn nicht zentral eingekauft wird, gehen Preisvorteile verloren, die durch gebündelte Mengen erreicht werden könnten.

• Keine Nutzung von Rahmenverträgen: Verträge, die sorgfältig ausgehandelt wurden, werden nicht genutzt.

• Unklare Verantwortlichkeiten: Fehlerhafte Bestellungen oder Qualitätsmängel lassen sich schwer nachverfolgen.

• Risiken für die Compliance: Gesetzliche Vorgaben oder interne Richtlinien können verletzt werden.

Maverick Buying erschwert nicht nur die Arbeit der Einkaufsabteilung, sondern kann auch zu direkten wirtschaftlichen Schäden führen.

Ursachen für Maverick Buying

Um Maverick Buying zu verhindern, ist es wichtig, die Ursachen zu verstehen. Diese können je nach Unternehmensstruktur und Kultur variieren.

1. Fehlende Schulung und Sensibilisierung

Viele Mitarbeiter sind sich nicht bewusst, dass sie mit ihrem Einkaufsverhalten bestehende Prozesse umgehen. Ihnen fehlt das Wissen über die Rolle der Einkaufsabteilung und die Gründe für zentrale Beschaffung.

2. Komplexe oder langsame Prozesse

Wenn der offizielle Beschaffungsweg als zu bürokratisch oder zeitaufwändig wahrgenommen wird, suchen Mitarbeitende alternative Wege. Gerade bei dringenden Bedarfen wird gerne „auf dem kurzen Dienstweg“ bestellt.

3. Unzureichende digitale Lösungen

Fehlen nutzerfreundliche Tools wie E-Procurement-Plattformen, greifen viele Beschäftigte auf manuelle oder inoffizielle Bestellwege zurück.

4. Dezentrale Unternehmensstrukturen

In Organisationen mit vielen Standorten oder autonomen Abteilungen ist die Einhaltung einheitlicher Einkaufsprozesse schwieriger. Ohne klare Richtlinien kommt es häufiger zu Maverick Buying.

Risiken und Folgen von Maverick Buying für Unternehmen

Die Folgen von Maverick Buying sind nicht immer auf den ersten Blick sichtbar. Oft sind es versteckte Kosten, die sich über Monate oder Jahre summieren. Die wichtigsten Risiken im Überblick:

Kostensteigerung durch ineffiziente Beschaffung

Nicht autorisierte Einkäufe führen häufig zu höheren Preisen, da keine Rahmenverträge genutzt werden. Zudem fehlen Vergleichsangebote und Verhandlungsspielräume.

Fehlende Transparenz im Einkauf

Ohne zentrale Steuerung gibt es keine vollständige Übersicht über Lieferanten, Ausgaben und Vertragsbedingungen. Strategische Einkaufsentscheidungen werden erschwert.

Schwächere Verhandlungsposition

Wenn das tatsächliche Einkaufsvolumen unbekannt ist oder nicht gebündelt wird, verlieren Unternehmen an Einfluss gegenüber Lieferanten.

Erhöhte Fehleranfälligkeit und rechtliche Risiken

Bei Verstößen gegen interne Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben drohen rechtliche Konsequenzen. Das betrifft insbesondere dokumentationspflichtige Branchen oder Unternehmen mit Vergabevorgaben.

Die Maverick Buying Quote – Kennzahl für Transparenz

Ein zentraler Indikator zur Messung von Maverick Buying ist die sogenannte Maverick Buying Quote. Sie gibt an, welcher Anteil der Einkaufsaktivitäten außerhalb der definierten Prozesse erfolgt.

Wie wird die Maverick Buying Quote berechnet?

Die Formel lautet:

(Einkaufsvolumen außerhalb genehmigter Prozesse) ÷ (Gesamtes Einkaufsvolumen) × 100

Beispiel: Wenn von 1.000.000 Euro Einkaufsvolumen 150.000 Euro ohne Einkaufsabteilung getätigt wurden, ergibt sich eine Maverick Buying Quote von 15 Prozent.

Warum ist Maverick Buying Quote wichtig?

• Sie schafft Transparenz über Regelabweichungen im Einkauf.

• Sie hilft, Ziele für Prozessoptimierung zu definieren.

• Sie ist ein Indikator für die Effizienz der Einkaufsabteilung.

• Sie ermöglicht Benchmarking mit anderen Unternehmen oder Standorten.

Ziel sollte es sein, die Maverick Buying Quote durch gezielte Maßnahmen auf ein Minimum zu senken.

Maßnahmen zur Vermeidung von Maverick Buying

Die gute Nachricht: Maverick Buying lässt sich aktiv verhindern. Mit den richtigen Maßnahmen und einer Kombination aus Technik, Prozessen und Kulturwandel lassen sich unautorisierte Bestellungen deutlich reduzieren.

1. E-Procurement-Systeme einführen

Digitale Beschaffungsplattformen erleichtern Mitarbeitern den Zugang zu autorisierten Lieferanten und Produkten. Intuitive Benutzeroberflächen fördern die Akzeptanz und senken die Hemmschwelle, den offiziellen Weg zu nutzen.

2. Einkaufsrichtlinien klar kommunizieren

Transparente und leicht verständliche Regeln helfen Mitarbeitern zu erkennen, was erlaubt ist und was nicht. Besonders effektiv ist dies, wenn die Richtlinien regelmäßig geschult und durch das Management aktiv unterstützt werden.

3. Einkaufsabteilung frühzeitig einbinden

Je früher der Einkauf in Projekte oder Anschaffungen eingebunden wird, desto besser lassen sich Maverick Buying und unnötige Kosten vermeiden. Das stärkt auch die Position der Einkaufsabteilung im Unternehmen.

4. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Wer die Vorteile zentraler Beschaffung kennt, wird eher bereit sein, etablierte Prozesse zu nutzen. Schulungen sollten nicht nur technische Themen abdecken, sondern auch den Nutzen für das Unternehmen und die Risiken durch Maverick Buying vermitteln.

5. Reporting und Monitoring etablieren

Mit Hilfe von Dashboards oder automatisierten Reports lassen sich abweichende Einkaufsverhalten schnell erkennen. Auffällige Bestellmuster können gezielt analysiert und adressiert werden.

FAQ – Häufige Fragen zum Thema Maverick Buying

Was ist Maverick Buying auf Deutsch?

Maverick Buying wird im Deutschen häufig als „wilder Einkauf“ bezeichnet. Es beschreibt Bestellungen außerhalb der offiziellen Einkaufsprozesse.

Welche Risiken entstehen durch Maverick Buying?

Zu den häufigsten Risiken zählen höhere Kosten, fehlende Vertragsbindung, geringere Verhandlungsmacht und mögliche Compliance-Verstöße.

Wie kann man Maverick Buying vermeiden?

Durch die Einführung digitaler Beschaffungslösungen, klare Einkaufsrichtlinien, Schulungen sowie eine enge Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung.

Was ist die Maverick Buying Quote?

Sie gibt an, wie viel Prozent des Einkaufsvolumens außerhalb genehmigter Prozesse abgewickelt wird. Eine niedrige Quote spricht für gut etablierte Einkaufsprozesse.

Fazit: Maverick Buying als strategische Herausforderung

Maverick Buying ist wie ein kleiner Riss im Fundament: zunächst unscheinbar, aber mit der Zeit kann er erhebliche Schäden verursachen. Wenn Mitarbeitende wiederholt an etablierten Prozessen vorbei bestellen, verliert die Einkaufsabteilung nicht nur den Überblick, sondern das Unternehmen auch einen wichtigen Hebel zur Kostenkontrolle und Qualitätssicherung.

Doch die gute Nachricht ist: Jeder Riss lässt sich reparieren, vorausgesetzt, man erkennt ihn rechtzeitig. Unternehmen, die in transparente Einkaufsprozesse investieren, klare Strukturen schaffen und Mitarbeitende mit ins Boot holen, schaffen mehr als nur Ordnung im Einkauf. Sie stärken ihre Resilienz, sparen nachhaltig Kosten und legen den Grundstein für ein vertrauensbasiertes, effizientes Miteinander zwischen dem Einkauf und den verschiedenen Fachbereichen.

Maverick Buying zu reduzieren ist kein Projekt für eine Abteilung, es ist eine gemeinsame Verantwortung und eine Investition, die sich vielfach auszahlt.