Beschaffungsstrategien effektiv optimieren

Die Beschaffung zählt in vielen Unternehmen zu den Prozessen, die zuverlässig im Hintergrund ablaufen. Gleichzeitig hat sich ihre Bedeutung in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Globale Abhängigkeiten, technologische Entwicklungen sowie steigende Anforderungen an Nachhaltigkeit und Transparenz stellen klassische Einkaufsstrukturen zunehmend auf den Prüfstand.

Vor diesem Hintergrund gewinnt die strategische Ausrichtung der Beschaffung an Relevanz. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre bisherigen Ansätze zu hinterfragen und neue Wege zu finden, um zukunftsfähig zu bleiben.

Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Beschaffungsstrategien optimieren. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei einer durchdachten Beschaffungsstrategie ankommt, welche Ansätze sich bewährt haben und wie Unternehmen ihre Beschaffung optimieren können.

Was ist eine Beschaffungsstrategie? - Definition

Eine Beschaffungsstrategie definiert die langfristige Ausrichtung der Beschaffung in einem Unternehmen. Sie regelt, wie, wo und bei wem Waren, Rohstoffe oder Dienstleistungen bezogen werden, unter Berücksichtigung von Kosten, Qualität, Verfügbarkeit und strategischen Unternehmenszielen.

Sie ist nicht zu verwechseln mit der reinen Beschaffung von Ware (operativ), sondern betrifft die übergeordnete Planung und Steuerung des Einkaufsprozesses, also eine strategische Entscheidung.

Ziel der Beschaffung:

• Sicherstellung der Versorgung mit benötigten Materialien/Dienstleistungen

• Optimale Balance aus Qualität, Kosten und Lieferfähigkeit

• Minimierung von Risiken (z.B. durch alternative Lieferanten)

• Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele (z.B. Nachhaltigkeit, Wachstum)

Operative vs. strategische Beschaffung: Der Unterschied

Ein Unternehmen, das nur operativ einkauft, verschenkt enormes Potenzial. Denn nur durch strategische Beschaffungsstrategien lassen sich echte Optimierungspotenziale realisieren.

Beschaffungsstrategien im Überblick

Im strategischen Einkauf haben sich mehrere Modelle etabliert. Je nach Branche, Produktart und Unternehmensgröße können unterschiedliche Sourcing-Strategien zum Einsatz kommen:

Single Sourcing: Bezug eines Produktes von nur einem Lieferanten.

Multiple Sourcing: Bezug desselben Produktes von mehreren Lieferanten.

Global Sourcing: Weltweite Lieferantensuche zur Nutzung internationaler Vorteile (z. B. Kosten, Innovation).

Local Sourcing: Bezug aus regionalem Umfeld, oft mit Fokus auf Nachhaltigkeit oder kurzen Lieferketten.

Modular Sourcing: Einkauf ganzer Module oder Baugruppen statt einzelner Komponenten.

Just-in-Time Sourcing: Lieferung erfolgt exakt dann, wenn benötigt. Dies führt zu einer Reduktion der Lagerhaltungskosten.

Typische Herausforderungen in der Praxis

Ob Mittelstand oder Konzern – viele Unternehmen stehen bei der Umsetzung strategischer Beschaffungsziele vor vergleichbaren Herausforderungen. Diese zu kennen und gezielt anzugehen, ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Strategie.

Beispiele für häufige Stolpersteine in der Beschaffung:

• Mangelnde Transparenz: Unklare Datenlage über Bedarfe, Verbräuche oder Lieferantenleistungen erschwert strategische Entscheidungen.

• Veraltete Prozesse: Manuelle Abläufe, isolierte Excel-Tabellen oder fehlende Systemintegration verursachen Medienbrüche und Fehler.

• Unzureichende Lieferantenbewertung: Strategische Kriterien wie Nachhaltigkeit, Innovationsfähigkeit oder Risikoprofil werden oft nicht systematisch erfasst.

• Fehlende Einbindung des Einkaufs in strategische Projekte: Der Einkauf wird teils noch immer als rein operativer Kostenfaktor betrachtet und zu spät in Produktentwicklungen oder Investitionsentscheidungen einbezogen.

Eine moderne Beschaffungsstrategie setzt genau hier an: Sie sorgt für klare Verantwortlichkeiten, digitale Prozessunterstützung und eine integrierte Sichtweise, bei der der Einkauf als aktiver Gestalter des Unternehmenserfolgs verstanden wird.

Sourcing-Strategien gezielt entwickeln

Eine erfolgreiche Sourcing-Strategie basiert auf klaren Daten, definierter Zielsetzung und strukturierter Analyse. Die folgenden Schritte helfen bei der Entwicklung:

1. Bedarfsanalyse

Welche Materialien oder Dienstleistungen werden benötigt? In welchen Mengen? Zu welchen Zeitpunkten?

2. Warengruppenklassifizierung

Z. B. nach ABC-Analyse (Umsatzbedeutung) oder Kraljic-Matrix (Versorgungsrisiko vs. Einfluss auf Gewinn).

3. Lieferantenauswahl

Kriterien festlegen: Preis, Qualität, Lieferfähigkeit, Standort, Innovationspotenzial, Nachhaltigkeit.

4. Vertragsgestaltung

Rahmenverträge, Mindestabnahmemengen, Eskalationsmechanismen bei Lieferverzug.

5. Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Langfristige Zusammenarbeit stärken, regelmäßige Bewertung (KPIs), Entwicklung strategischer Partnerschaften.

📌 Tipp: Unternehmen, die auf partnerschaftliche Beziehungen statt kurzfristige Preisverhandlungen setzen, profitieren langfristig durch höhere Liefertreue und Innovationskraft.

Beschaffungsprozesse analysieren und optimieren

Wer seine Beschaffung optimieren möchte, kommt um eine Analyse der internen Abläufe nicht herum. Hier einige Stellschrauben:

Prozessaufnahme & Schwachstellenanalyse

Erhebung Ist-Zustand: Welche Medienbrüche, Verzögerungen oder Mehrfacheingaben gibt es?

Standardisierung & Automatisierung

• Einführung von digitalen Freigabe-Workflows

• Automatisierte Bestellprozesse über ERP oder E-Procurement-Systeme

• Digitale Rechnungsprüfung & Archivierung

Bedarfsgerechte Bestandsführung

Vermeidung von Über- oder Unterbeständen durch Analyse von Verbrauchsmustern und Forecasting.

Digitalisierung in der Beschaffung nutzen

Die Digitalisierung bietet enorme Potenziale, um den Beschaffungsprozess effizienter, transparenter und skalierbarer zu machen.

Digitale Tools im Überblick:

• E-Procurement-Plattformen

• Supplier Relationship Management (SRM)

• Automatisierte Bedarfsmeldung

• Künstliche Intelligenz zur Preis- und Risikovorhersage

Vorteile der Digitalisierung in der Beschaffung:

• Bessere Vergleichbarkeit von Angeboten

• Echtzeit-Monitoring von Lieferketten

• Weniger manuelle Eingriffe führen zu einem geringeren Fehlerrisiko

• Automatische KPI-Auswertung zur Performance Kontrolle

Nachhaltige und resiliente Beschaffungsstrategien

Moderne Beschaffungsstrategien berücksichtigen zunehmend auch Nachhaltigkeit, Resilienz und gesellschaftliche Verantwortung.

Nachhaltigkeit in der Beschaffung:

• Auswahl zertifizierter Lieferanten (z.B. ISO 14001, FSC, Fairtrade)

• Einhaltung von ESG-Kriterien (Environment, Social, Governance)

• Reduktion von CO₂-Emissionen in der Lieferkette

Resilienz stärken:

• Second-Source-Strategien aufbauen

• Regionale und globale Lieferanten intelligent kombinieren

• Frühwarnsysteme und Szenarioanalysen für Risiken (z.B. Lieferengpässe, politische Instabilität)

Fazit: Warum eine starke Beschaffungsstrategie entscheidend ist

Die Anforderungen an den Einkauf haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Unternehmen, die weiterhin erfolgreich am Markt bestehen wollen, kommen nicht umhin, ihre Beschaffungsstrategie regelmäßig zu überprüfen und gezielt zu optimieren.

Es reicht heute nicht mehr aus, den günstigsten Preis zu verhandeln oder bestehende Prozesse unverändert fortzuführen. Vielmehr geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz, Versorgungssicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit zu schaffen. Ergänzt wird dies durch digitale Werkzeuge, genaue Daten und strategisch gedachte Lieferantenbeziehungen.

Wer seine Beschaffung als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie versteht, kann nicht nur kurzfristige Herausforderungen besser bewältigen, sondern auch langfristig Strukturen schaffen, die Wachstum und Stabilität ermöglichen.

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